Le RGPD appliqué aux praticiens du bien-être : que faut-il vraiment faire ?

Le RGPD appliqué aux praticiens du bien-être : que faut-il vraiment faire ?

RGPD et bien-être : quelles obligations pour les praticiens ? Découvrez comment sécuriser vos données, obtenir un consentement et éviter les erreurs.

Entre accompagnement humain et exigences juridiques

Dans une relation d’aide, le lien humain est au cœur de tout. Vous écoutez, vous observez, vous accompagnez avec délicatesse. Mais depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018, cette confiance intuitive doit s’appuyer sur un cadre juridique rigoureux.

Même si vous êtes naturopathe, énergéticien, praticien en élixirs floraux ou en réflexologie, vous traitez des données dites sensibles : état de santé, émotionnel, hygiène de vie, parfois même, antécédents médicaux. Ces données exigent une protection légale, au même titre que dans toute autre profession de relation d’aide.

Ce cadre n’est pas une option. Il est imposé par la loi européenne.

Pour autant, rares sont les praticiens qui savent vraiment ce que le RGPD impose, ou comment se mettre en conformité sans complexifier leur pratique.

Certains pensent encore que seuls les grands groupes ou les professionnels de santé conventionnés sont concernés. C’est faux.

Adopter les bons réflexes RGPD, c’est garantir la protection de vos consultants, la sécurité de votre activité et la reconnaissance de votre posture professionnelle.

Cet article vous accompagne pas à pas pour mettre en place une organisation simple, rassurante, éthique, et conforme au RGPD.

Le RGPD en quelques mots : de quoi s’agit-il exactement ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une loi européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018. Elle protège les droits des personnes dont les données sont collectées, traitées ou conservées.

Elle impose à toute structure (y compris une micro-entreprise individuelle) de respecter des règles strictes si elle traite des données à caractère personnel.

Données personnelles et sensibles : faites la différence

Une donnée personnelle est une information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne : nom, prénom, mail, numéro de téléphone, adresse IP…

Une donnée sensible est une donnée particulièrement intime, dont l’utilisation est très encadrée. Dans votre pratique, cela inclut :

  • les antécédents de santé,
  • les traitements suivis,
  • l’état émotionnel,
  • les habitudes de vie (alimentation, sommeil, stress),
  • les convictions philosophiques ou spirituelles, etc.

Le RGPD s’applique dès lors que vous collectez ou conservez ce type d’information.

En pratique : suis-je concerné.e en tant que praticien.ne ?

Oui, si vous :

  • remplissez une fiche de suivi,
  • notez un questionnaire de bilan,
  • utilisez un agenda en ligne (Calendly, Résalib…),
  • envoyez des mails ou des newsletters,
  • tenez un fichier clients sur votre ordinateur ou sur papier.

Or, chaque professionnel de santé intégrative réalise au moins une de ces actions au quotidien.

Difficile de travailler autrement de nos jours !

Vous devez, par conséquent, respecter le RGPD et les différentes obligations qui en découlent.

Le consentement : la pierre angulaire de votre conformité

Qu’exige le RGPD ?

Vous devez obtenir un consentement :

  • Libre : le consentement n’est pas imposé ou forcé,
  • Éclairé : vous devez expliquer en quoi consiste la collecte, les données collectées, ce que vous allez en faire…,
  • Spécifique : le consentement est donné pour une utilisation précise.

Et ce consentement doit être documenté, c’est-à-dire que vous devez pouvoir en fournir la preuve.

Un accord oral ne suffit pas.

Pourquoi un consentement écrit est essentiel

Un écrit formalise la nature de votre accompagnement.

Il rappelle que vous n’êtes ni médecin, ni prescripteur. Autrement dit, il fixe les limites de votre exercice professionnel et renforce votre posture.

Il protège les deux parties en cas de conflit ou de malentendu.

Exemple de clause de consentement :  

« En signant ce document, je consens à ce que [Nom du praticien] collecte et conserve mes données personnelles et de santé dans le cadre de l’accompagnement proposé, conformément au RGPD. Ces données ne seront ni partagées, ni revendues, et seront conservées de manière sécurisée pendant [X] années. J’ai un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de retrait du consentement, que je peux exercer en contactant [Nom du praticien], qui me répondra dans les 48 heures. J’ai également le droit de saisir l’autorité compétente : la Commission National de l’Informatique et des Libertés, https://www.cnil.fr »

Chaque personne dont vous conservez les données a le droit :

  • d’accéder à l’ensemble des données que vous détenez sur elle,
  • de rectifier une erreur ou une information obsolète,
  • de demander l’effacement de ses données si elles ne sont plus nécessaires ou si elle retire son consentement,
  • de s’opposer à certains traitements,
  • de retirer son consentement à tout moment,
  • de demander la portabilité de ses données (transfert vers un autre professionnel, par exemple),
  • de porter plainte auprès de la CNIL en cas de manquement.

En tant que praticien.ne, vous êtes tenu.e de répondre à ces demandes dans un délai raisonnable (exemple, 48 heures), et de façon documentée. Pour cela, conservez une trace des demandes (courriel, courrier) ainsi que des réponses apportées.

Vous devez informer clairement vos consultants, dès la première rencontre, de leurs droits et de la procédure à suivre pour les exercer. Une mention dans le consentement écrit ou la rédaction de la politique de confidentialité, transmise au client, suffit.

Collecter utile, protéger l’essentiel : le principe de minimisation

Le RGPD impose de ne collecter que ce qui est strictement nécessaire.

Pour chaque donnée collectée, vous devez vous interroger : cette donnée est-elle nécessaire à l’objectif poursuivi (suivi client, élaboration PHV, facturation…) ?

Si la réponse est :

  • OUI : vous pouvez la conserver

Exemples : Objectifs de bien-être ; Traitements suivis ; Troubles pertinents pour votre accompagnement…

  • NON : vous ne devez pas la conserver

Exemples : Diagnostics médicaux complets ; Résultats d’analyses médicales ; Informations personnelles non liées à votre pratique…

Créez une fiche de suivi standardisée pour encadrer votre collecte et limiter les abus involontaires.

Le registre de traitement : un outil de clarté et de traçabilité

Du moment que vous collectez des données, vous devez tenir un registre de traitement des données.

Le registre permet d’identifier :

  • quelles données vous collectez,
  • à quelles fins,
  • comment elles sont stockées,
  • combien de temps vous les conservez,
  • qui y a accès.

Un simple tableau Excel suffit. Il est à conserver et à mettre à jour régulièrement.

En cas de contrôle de la DGCCRF ou de la CNIL, vous devrez le présenter.

La CNIL met à disposition un modèle simplifié sur son site internet : https://www.cnil.fr/fr/RGPD-le-registre-des-activites-de-traitement

Organiser et sécuriser vos données : mode d’emploi pratique

Le RGPD impose au responsable de la collecte de conserver, les informations recueillies, de manière sécurisée.

Différentes possibilités en fonction du format de collecte utilisé.

Format papier

  • Vos dossiers doivent être rangés dans un meuble fermé à clé ;
  • Les documents ne doivent jamais être laissés visibles sur votre bureau ;
  • Vous devez être la seule personne à avoir accès à ces données, à moins que vous ayez des salariés.

Pour les professionnels qui travaillent depuis leur domicile, il faudra être vigilant à ce que la famille ne puisse pas accéder à vos documents.

Format numérique

  • Les fichiers doivent être protégés par mot de passe ;
  • Soyez vigilant avec le stockage sur cloud. Il doit être sécurisé. Le stockage sur disque dur, également, doit être sécurisé par le chiffrement des données ;
  • Aucun fichier client non protégé ne doit être visibles sur le bureau de votre ordinateur ;
  • L’ordinateur doit être protéger par un anti-virus, mis à jour régulièrement ;
  • L’ordinateurs doit être conservé dans une pièce sécurisée. Impossible de le laisser trainer sur la table d’un restaurant, par exemple !

Logiciels professionnels

Utiliser un logiciel conforme RGPD et hébergé en France, sur un serveur HDS, comme ConsultADNR, vous permet de faciliter et de sécuriser votre organisation, tout en gagnant du temps, par l’automatisation de certaines obligations (rappel de consentement, archivage…)

Créer une routine RGPD simple et efficace

Le plus difficile est de rester à jour !

Pris dans le flow des rendez-vous, de la gestion administrative du cabinet, de la vie personnelle…il est facile pour l’entrepreneur d’oublier d’actualiser son registre, ou d’oublier d’archiver des données.

Mettre en place un moment annuel est une méthode imparable pour ne rien oublier !

Pendant cette demi-journée, vous allez :

  • faire le tri dans vos dossiers clients (conservés > 5 ans) ;
  • passer au crible les données collectées (sont-elles nécessaires ?) ;
  • supprimer ou anonymiser les données obsolètes ;
  • vérifier la validité des consentements ;
  • mettre à jour votre registre.

Fixez un créneau dans votre agenda spécifiquement pour cette tâche, sinon…vous ne le ferez jamais !

Conclusion : le RGPD comme outil d’éthique et de professionnalisation

Respecter le RGPD ne signifie pas transformer votre cabinet en bureau juridique. C’est une façon de montrer que votre accompagnement repose sur des valeurs de confidentialité, de responsabilité, et de professionnalisme.

Un consentement écrit clair, un registre de traitement à jour, un dispositif de protection des données adapté : ce sont autant de garanties que vous offrez à vos consultants et à vous-même.

Se mettre en conformité avec le RGPD, c’est aussi :

  • être capable de répondre à une demande de suppression ou de consultation,
  • prévoir l’évolution de votre pratique en toute sérénité,
  • anticiper les attentes des personnes toujours plus sensibilisées à la protection de leurs données.

Cela ne nécessite ni technicité juridique, ni investissement financier lourd. Il s’agit d’adopter quelques bons outils et de mettre en place des habitudes régulières. Le RGPD devient alors un socle de votre posture éthique : solide, transparente, respectueuse.

Le RGPD, bien appliqué, devient un allié silencieux de votre pratique : sûr, bienveillant, professionnel.

Pour aller plus loin :

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