Découvrez comment choisir un outil de visioconférence conforme au RGPD pour accompagner vos clients à distance. Panorama complet des solutions (Zoom, WhatsApp, Teams, Jitsi, Tixeo, Liberlo), obligations légales et modèle de consentement RGPD.
L’accompagnement à distance s’est imposé dans le paysage du bien-être et de la santé intégrative comme une évolution naturelle des pratiques.
Au départ, cette solution a souvent été adoptée par nécessité, en particulier lors de la crise sanitaire, lorsque les rendez-vous en présentiel étaient impossibles. Mais elle est désormais considérée comme un atout stratégique par de nombreux praticiens.
Le suivi à distance offre une souplesse rare : il permet d’accompagner un client qui vit loin, de maintenir le lien malgré un emploi du temps chargé, ou d’assurer la continuité d’un suivi même en cas d’imprévus.
Pour le praticien, c’est aussi l’occasion de repenser son organisation, de réduire certains déplacements, et d’ouvrir son champ d’action à une clientèle nationale, voire internationale.
Pour autant, proposer une prestation en visioconsultation ne se résume pas à « ouvrir une salle virtuelle ».
Elle suppose de réfléchir au cadre technique, au respect des règles de confidentialité et à la conformité au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Quels outils choisir ? Quelles sont les obligations légales pour un praticien du bien-être ? Comment s’assurer que la protection des données de ses clients est bien respectée ? Et comment mettre en place un cadre professionnel rassurant ?
C’est à ces questions que répond cet article : un guide pratique qui aborde à la fois les critères de choix des solutions de visioconférence, les recommandations officielles de la CNIL, le rappel des obligations réglementaires, et même un modèle de consentement prêt à l’emploi pour votre pratique.
Pourquoi proposer des consultations à distance ?
Le suivi à distance permet avant tout de lever des barrières géographiques.
Un client vivant à plusieurs dizaines, voire centaines de kilomètres peut bénéficier d’un accompagnement sans se déplacer.
C’est une opportunité précieuse, notamment pour les personnes à mobilité réduite, celles qui résident dans des zones rurales ou qui disposent de peu de temps.
Au-delà de l’accessibilité, la Consultation en visio permet de maintenir une régularité dans le suivi.
Dans une démarche de naturopathie, d’accompagnement émotionnel ou nutritionnel, la continuité est essentielle pour obtenir des résultats durables. Pouvoir échanger en visio évite d’interrompre le suivi à cause d’un imprévu (problème de transport, maladie, vacances).
C’est aussi un gain de flexibilité pour le praticien. En réduisant les déplacements, en optimisant les plages horaires et en adaptant son emploi du temps, il peut mieux répartir ses consultations et parfois même réduire ses frais fixes.
Cependant, ce mode d’accompagnement demande une adaptation : la communication non verbale est différente derrière un écran, il faut parfois prévoir des supports pédagogiques mieux structurés, et penser à un cadre technique fiable pour éviter les coupures ou les problèmes de confidentialité.
Les recommandations de la CNIL pour bien choisir et utiliser une solution visio
La CNIL, autorité française chargée de la protection des données, publie des conseils pratiques pour aider les particuliers et les professionnels à choisir et à utiliser un service de visioconférence en toute sécurité. Ces recommandations visent à réduire les risques d’intrusion, de fuite de données ou de non-conformité au RGPD.
Avant même d’installer un outil, la CNIL recommande de s’informer sur l’éditeur du service : s’il est transparent sur l’usage des données collectées, sur l’hébergement de ses serveurs, et sur les options de confidentialité offertes.
Il est préférable de privilégier des solutions reconnues pour leur sécurité, comme Tixeo, certifiée par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) et réputée pour son chiffrement de bout en bout.
À l’inverse, il convient d’éviter les téléchargements depuis des sources non officielles et de vérifier les avis d’utilisateurs avant toute installation.
La CNIL insiste également sur la sécurisation de l’environnement technique : un réseau Wi-Fi protégé par un mot de passe robuste, un chiffrement WPA2 ou WPA3 activé, et la mise à jour régulière des antivirus et pare-feu. Cela réduit considérablement les risques d’intrusion lors d’une consultation.
Lors de l’inscription, il est conseillé de limiter les informations fournies : utiliser un pseudonyme si l’outil le permet, créer une adresse courriel dédiée et choisir un mot de passe unique et complexe.
La lecture des conditions générales d’utilisation est importante pour comprendre comment les données sont utilisées et si l’entreprise applique bien le RGPD.
Enfin, lors de l’utilisation quotidienne, la vigilance reste de mise. Il est utile de vérifier régulièrement les paramètres de confidentialité de l’application, de fermer l’outil après la consultation, de désactiver caméra et microphone lorsqu’ils ne sont pas utilisés et, si besoin, de masquer physiquement la webcam.
Une attention particulière doit être portée lorsque des mineurs utilisent ces services, afin de limiter tout risque d’exposition à des contenus ou personnes inappropriés.
Panorama des solutions de visioconférence
Le marché des outils de visioconférence est vaste et il peut être difficile de faire un choix éclairé.
Parmi les solutions grand public, Zoom reste très populaire grâce à sa facilité d’utilisation et à ses fonctionnalités (partage d’écran, enregistrement).
Toutefois, ses serveurs étant situés principalement hors Union européenne, il n’est pas considéré comme pleinement conforme au RGPD pour le traitement de données sensibles donc de santé.
WhatsApp, très répandu pour la communication personnelle, propose un chiffrement de bout en bout mais appartient au groupe Meta ; il n’est pas recommandé pour l’échange d’informations liées à la santé ou à l’état émotionnel des clients.
Enfin, Teams, qui a remplacé Skype, offre un environnement professionnel fiable, notamment dans un cadre d’entreprise. Cependant, là encore, la localisation des serveurs et l’application du droit extra-européen nécessitent une vigilance particulière pour des données sensibles.
Pour les praticiens cherchant une approche plus respectueuse de la confidentialité, certaines solutions se distinguent.
Jitsi Meet, open-source et pouvant être hébergée sur un serveur français ou européen, offre une bonne souplesse d’utilisation.
Tixeo, éditeur français certifié par l’ANSSI, assure un chiffrement de bout en bout et un cloisonnement renforcé des communications, ce qui en fait une solution très sécurisée.
D’autres services européens comme Whereby ou Wire se sont également positionnés sur le respect de la vie privée, avec un hébergement localisé en Europe.
Enfin, pour les praticiens du bien-être, il existe des solutions intégrées comme Liberlo https://liberlo.com/, une plateforme française de prise de rendez-vous et de gestion d’activité. Dans sa version Premium, Liberlo inclut un module de Consultation en visio directement intégré. Cette intégration permet d’éviter le recours à des outils tiers et offre une continuité complète entre la prise de rendez-vous, la gestion des informations clients et la réalisation de la consultation en visioconférence.
Cadre légal et obligations RGPD
Même si la naturopathie, la sophrologie et la plupart des pratiques de bien-être ne relèvent pas du cadre médical réglementé, elles impliquent souvent la collecte de données sensibles : état émotionnel, habitudes de vie, parfois même des informations de santé.
Le RGPD s’applique donc pleinement.
Cela signifie que le praticien devient responsable de traitement et doit garantir la protection des données traitées. Cela inclut l’obligation d’informer clairement le client sur la finalité de la prise en charge, la durée de conservation des données, la possibilité de retirer son consentement et d’exercer ses droits (accès, rectification, suppression).
Il est également nécessaire de sécuriser techniquement les données : choisir une solution visio conforme, mettre à jour ses équipements, protéger l’accès aux informations, et tenir un registre des traitements.
Enfin, toute collecte de données sensibles exige un consentement explicite et documenté du client, qui doit être libre et éclairé.
Consentement client : un modèle simple
Pour formaliser ce consentement, un document écrit ou électronique suffit, à condition qu’il soit précis et compréhensible.
Il doit mentionner la finalité de la collecte (accompagnement à distance), les types de données traitées (coordonnées, informations relatives au suivi), l’outil utilisé et l’hébergement des données, la durée de conservation, ainsi que les droits du client.
Exemple de formulation :
« Je soussigné(e) [Nom, prénom], autorise [Nom du praticien / Cabinet] à collecter, stocker et utiliser mes données personnelles, y compris des informations sensibles liées à ma santé, à mon hygiène de vie, à mon état émotionnel, dans le cadre d’un accompagnement à distance via [nom de l’outil choisi].
Ces données sont hébergées au sein de l’Union européenne et protégées selon des normes conformes au RGPD.
Je reconnais avoir été informé(e) de mes droits d’accès, de rectification et de suppression de mes données, que je peux exercer à tout moment. »
Un exemplaire signé ou une signature électronique sécurisée constitue une preuve solide en cas de contrôle.
Bonnes pratiques pour sécuriser vos Consultation en visios
La sécurité d’une Consultation en visio ne dépend pas uniquement de l’outil choisi, mais aussi des usages adoptés.
Travailler depuis un espace privé et calme permet de préserver la confidentialité des échanges.
On oubliera les espaces de co-working en open space ; le bureau installer dans la salle à manger, avec les enfants qui passent derrière le praticien, pendant la visio (ne souriez pas ! cet exemple est tiré de la vraie vie…)…
La mise à jour régulière de son ordinateur, de son smartphone et de ses logiciels de sécurité réduit le risque de vulnérabilités techniques.
Il est conseillé de définir un mot de passe fort pour accéder aux sessions visio et de le modifier régulièrement.
Partager avec le client une courte charte de confidentialité, rappelant que la séance se déroule dans un espace protégé, renforce la confiance et responsabilise les deux parties.
Enfin, se former régulièrement aux enjeux du RGPD et tenir un registre des traitements mis à jour sont des démarches simples mais très utiles pour démontrer votre sérieux et anticiper tout risque juridique.
Conclusion
L’accompagnement à distance est bien plus qu’une simple adaptation technique : c’est une évolution naturelle de la relation d’aide et du suivi bien-être.
En offrant de la flexibilité et en facilitant l’accès aux conseils, il répond aux besoins modernes des clients et ouvre de nouvelles perspectives aux praticiens. Mais cette évolution nécessite une réflexion en amont sur la confidentialité et la conformité réglementaire.
Choisir un outil de visioconférence respectueux de la vie privée, comme Tixeo, Jitsi, Wire ou la solution intégrée de Liberlo https://liberlo.com/, s’avère essentiel.
Adopter les bonnes pratiques recommandées par la CNIL, recueillir un consentement clair et explicite, et sécuriser son environnement numérique sont des étapes indispensables pour exercer sereinement.
Allier technologie, éthique et protection des données n’est pas seulement une exigence réglementaire : c’est un gage de professionnalisme et un facteur de confiance pour vos clients.
En intégrant ces principes dans votre pratique, vous renforcez la qualité de votre accompagnement et contribuez à une relation professionnelle respectueuse, même à distance.
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