Faut-il faire signer un consentement écrit à vos clients ? Découvrez les obligations, avantages et bonnes pratiques en santé intégrative.
En tant que professionnel de santé intégrative, vous êtes avant tout guidé par l’écoute, la bienveillance et la qualité du lien que vous tissez avec vos clients.
Que vous soyez naturopathe, sophrologue, réflexologue ou praticien en médecine douce, votre approche repose sur la confiance.
Mais aujourd’hui, cette relation ne repose pas uniquement sur une poignée de main ou un échange verbal bienveillant.
Avec la montée en puissance du RGPD, la sensibilisation des citoyens à la protection de leurs données personnelles, et la judiciarisation croissante des relations professionnelles, la question du consentement écrit devient incontournable.
Nombreux sont les praticiens qui s’interrogent :
“Faut-il que je fasse signer quelque chose à mes clients ? Est-ce que c’est légalement requis ? Et surtout… comment m’y prendre sans alourdir ma pratique ou effrayer mes clients ?”
Dans cet article, nous allons répondre à toutes ces questions, avec clarté et pragmatisme. Vous y découvrirez :
- ce qu’est exactement un consentement écrit,
- dans quels cas il est obligatoire,
- pourquoi il peut vous protéger (et rassurer vos clients),
- et surtout, comment le mettre en place simplement, sans transformer votre cabinet en bureau d’avocat.
Le but ? Que vous puissiez exercer votre activité avec plus de sérénité, de professionnalisme… et une vraie sécurité, tant pour vous que pour ceux que vous accompagnez.
Consentement écrit : de quoi parle-t-on exactement ?
Le consentement, dans le cadre de votre activité, n’est pas simplement une manière polie de demander l’autorisation. C’est un véritable engagement mutuel, qui repose sur une information claire et une décision libre.
Qu’est-ce qu’un consentement dans la relation client ?
Le consentement est l’accord qu’un individu donne pour qu’un acte soit réalisé ou qu’un traitement (de données ou d’accompagnement) soit effectué à son sujet.
En santé intégrative, cela peut concerner :
- la participation à un accompagnement personnalisé,
- la collecte d’informations personnelles ou sensibles (état de santé, habitudes de vie, antécédents…),
- l’utilisation éventuelle de ces données (par exemple, pour un suivi ou une transmission à un autre praticien, si le client le demande).
Le consentement est obligatoire dès lors qu’il y a collecte de données personnelles, en particulier si ces données sont sensibles – ce qui est très souvent le cas dans votre pratique.
Consentement écrit vs consentement oral : une nuance qui change tout
Dans les faits, beaucoup de praticiens se contentent d’un accord oral, obtenu naturellement en début de consultation. C’est humain, fluide, mais juridiquement insuffisant.
En effet :
- Un consentement oral n’est pas traçable. La parole s’envole, les écrits restent !
- En cas de litige ou de contrôle, vous ne pouvez pas prouver que votre client était informé et d’accord,
- La charge de la preuve vous incombe à vous, pas au client.
Un consentement écrit, en revanche :
- permet de documenter l’accord du client,
- précise les conditions de l’accompagnement,
- mentionne la collecte et la finalité des données personnelles,
- protège les deux parties en cas de malentendu ou de désaccord.
Le consentement dans le cadre d’une relation d’accompagnement
Dans une pratique de santé intégrative, le consentement écrit ne se limite pas à une précaution juridique.
Il permet aussi :
- de poser un cadre clair dès le départ,
- d’expliciter votre rôle (vous n’êtes ni médecin, ni prescripteur, par exemple),
- de prévenir les attentes irréalistes de la part du client,
- de rappeler que la démarche est volontaire, personnalisée et non substitutive à un traitement médical.
En ce sens, le consentement écrit devient un outil de communication autant qu’un outil de protection.
Le cadre légal : ce que dit la loi (et ce qu’elle ne dit pas clairement)
Dès lors que vous collectez, conservez ou utilisez des données personnelles de vos clients — ce qui est quasiment toujours le cas en santé intégrative — vous entrez dans le champ d’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Et quand il s’agit de données de santé, la vigilance est encore plus de mise.
Le RGPD : une obligation dès qu’il y a traitement de données
Le RGPD, en vigueur depuis 2018, encadre la manière dont les données personnelles sont collectées, utilisées, stockées et protégées.
Il s’applique à toutes les structures, y compris les indépendants, dès lors qu’ils traitent des données personnelles, notamment :
- Nom, prénom, coordonnées,
- Données liées à la santé (symptômes, antécédents, traitements),
- Informations sur l’hygiène de vie, le sommeil, l’alimentation, etc.
Ces données sont qualifiées de “sensibles” par la loi.
Leur traitement est autorisé uniquement dans des cas bien précis, et avec une base légale solide.
Dans votre cas, la base légale la plus évidente est le consentement explicite de la personne concernée.
Ainsi, sans consentement clair, vous n’êtes pas en droit de collecter ou d’utiliser les données de santé de vos clients.
Le consentement écrit : une preuve indispensable
Le RGPD ne dit pas spécifiquement que le consentement doit être écrit. Il précise simplement que :
- le consentement doit être libre, éclairé, spécifique et univoque,
- et que vous devez être capable d’en fournir la preuve en cas de contrôle ou de litige.
En pratique, seul un document écrit (papier ou numérique) vous permet réellement de prouver que vous avez obtenu un consentement conforme.
Un simple accord verbal ou un mail flou ne suffit pas juridiquement.
Et dans le secteur de la santé intégrative ?
Les professions de santé “non conventionnées” (comme la naturopathie, la réflexologie, la sophrologie…) ne sont pas encadrées comme les professions médicales.
Cela crée une zone grise juridique, mais cela ne vous dispense pas des règles de base :
- Si vous collectez des données sensibles : consentement écrit recommandé, voire indispensable,
- Si vous travaillez avec des mineurs ou des publics vulnérables : double prudence (et souvent un consentement parental ou du représentant légal nécessaire).
En cas de litige ou de contrôle : qui est responsable ?
C’est vous !
Le RGPD stipule que la responsabilité de prouver la conformité vous incombe.
En cas de réclamation (par un client, un confrère ou une autorité), vous devrez être en mesure de montrer :
- le document de consentement signé,
- vos registres de traitement,
- les mesures prises pour sécuriser les données.
Et même si vous exercez une pratique non conventionnelle, le cadre légal s’applique dès que vous manipulez des données personnelles.
Comment mettre en place un consentement écrit simple et efficace
Maintenant que l’intérêt du consentement écrit est bien posé, passons à la mise en œuvre. Et bonne nouvelle : ce n’est ni compliqué, ni chronophage. Il suffit d’un peu de clarté, de structure, et d’un modèle personnalisé et bien pensé.
Que doit contenir un consentement écrit ?
Le document doit informer clairement le client et recueillir son accord sur plusieurs points essentiels.
Voici les mentions indispensables à inclure :
- Identité du praticien : nom, prénom, statut professionnel, coordonnées,
- Objectif de l’accompagnement : type de prestations proposées (ex. : accompagnement en naturopathie, techniques de relaxation…), avec un rappel que cela ne remplace en aucun cas un suivi médical,
- Nature des données collectées : mentionner que certaines informations sensibles peuvent être demandées dans le cadre du suivi (santé, mode de vie…),
- Finalité du traitement des données : expliquer pourquoi ces données sont collectées (ex. : personnalisation du suivi, préparation des séances…),
- Durée de conservation des données : indiquer clairement combien de temps les données seront conservées (5 ou 10 ans selon vos choix),
- Droits du client : informer de son droit d’accès, de rectification ou de suppression des données, ainsi que son droit au retrait du consentement,
- Signature du client et date : simple mais essentiel : c’est ce qui officialise le consentement.
Astuce : prévoyez aussi un encart où le client certifie qu’il comprend que vous n’êtes pas médecin et que vos conseils ne remplacent pas un traitement médical.
Quand et comment faire signer le document ?
Le mieux est de présenter le document lors de la première séance, ou en amont, si vous échangez par mail ou téléphone.
Voici un déroulé recommandé :
- Avant la première rencontre, informez le client qu’un document de consentement sera à signer,
- Lors de l’accueil, présentez le document de manière simple et transparente, sans le surcharger d’explications juridiques,
- Laissez le temps de lire, répondez aux questions, puis proposez la signature.
Vous pouvez aussi envoyer le document par email avant le rendez-vous, en précisant qu’il pourra être signé en séance.
Papier ou numérique : les deux sont possibles
- Format papier : à imprimer et faire signer en main propre. Stockez ensuite le document dans un classeur sécurisé ou numérisez-le pour être conforme avec le RGPD.
- Format numérique : vous pouvez utiliser un outil de signature électronique comme Consult ADNR https://consult-adnr.com/ .
Ce qui compte : pouvoir prouver que le client a bien donné son accord, avec date et signature à l’appui.
Les erreurs à éviter avec le consentement client
Mettre en place un consentement écrit est une excellente initiative… à condition de ne pas tomber dans certains travers qui pourraient réduire son efficacité, voire annuler sa validité juridique. Voici les erreurs les plus courantes et comment les éviter.
Utiliser un modèle générique ou inadapté
Il peut être tentant de récupérer un modèle trouvé sur Internet, ou d’adapter un document conçu pour une autre profession (psychologue, médecin, avocat…).
Mais attention :
Un consentement écrit doit correspondre précisément à votre pratique, à vos outils, et à la nature des données que vous collectez.
La bonne pratique : partez d’un modèle simple, mais personnalisez-le avec vos spécificités : vos outils, votre méthode, vos types de données, etc.
Ne pas actualiser le document en cas de changement
Vous avez modifié vos prestations ? Vous utilisez un nouveau logiciel de gestion client ? Vous changez votre politique de conservation des données ?
Le consentement que vous avez fait signer il y a deux ans ne reflète peut-être plus la réalité.
La bonne pratique : révisez votre document au moins une fois par an ou à chaque changement significatif de votre organisation.
Se contenter d’un accord oral ou implicite
“Elle m’a dit que c’était OK.”
“Il m’a donné son accord par téléphone.”
“C’était évident qu’elle acceptait, elle est revenue plusieurs fois.”
Autant d’arguments qui ne tiennent pas en cas de litige ou de contrôle. Sans preuve tangible, votre bonne foi ne suffira pas.
La bonne pratique : obtenez toujours une signature, même sur un document succinct. Un mail ou un message écrit peuvent appuyer votre démarche, mais ne remplacent pas un vrai document de consentement.
Négliger la conservation du document
Faire signer un consentement, c’est bien.
Mais encore faut-il le garder quelque part. Un document signé perdu, c’est comme s’il n’avait jamais existé.
La bonne pratique : stockez les consentements dans un dossier sécurisé, avec une organisation claire (numérique ou papier). Pensez aussi à les sauvegarder, notamment si vous utilisez des outils numériques.
En faire “trop” et perdre le client en route
Certaines fiches de consentement font trois pages, avec des références juridiques incompréhensibles.
Résultat : le client ne comprend pas, hésite, et la relation de confiance s’en trouve fragilisée. Vous prenez le risque qu’il reparte. Un client perdu !
La bonne pratique : rédigez un document clair, simple, sans jargon. Le client doit comprendre ce qu’il signe, sans avoir besoin d’un traducteur juridique.
Conclusion
Dans votre pratique de santé intégrative, la qualité de l’écoute, la bienveillance et l’humain sont au cœur de la relation.
Mais à l’heure du RGPD, de la responsabilité professionnelle et de l’exigence croissante des clients en matière de confidentialité, le consentement écrit n’est plus un détail administratif.
C’est un outil de clarté, un gage de confiance, et une protection mutuelle — pour vous comme pour vos clients.
En prenant le temps d’expliquer, de faire signer un document simple et adapté, vous :
- posez un cadre professionnel dès la première rencontre,
- rassurez vos clients sur votre sérieux et votre transparence,
- vous protégez efficacement en cas de contestation ou de contrôle.
Et surtout, vous vous offrez la tranquillité d’esprit : celle de savoir que vous agissez avec justesse, en respectant les règles, tout en continuant à exercer dans l’éthique et la bienveillance.
En somme, faire signer un consentement écrit, c’est renforcer le cœur de votre pratique : la confiance, le respect et la responsabilité.
Face à ces enjeux juridiques et éthiques, il est essentiel de s’entourer des bons outils. Consult ADNR a été conçu pour vous, praticiens de santé intégrative, afin de vous accompagner dans la mise en conformité de votre pratique, sans en dénaturer l’essence. Grâce à une interface intuitive et des fonctionnalités pensées pour votre quotidien, cet assistant complet vous fait gagner un temps précieux tout en vous assurant de respecter les exigences légales, notamment en matière de consentement et de RGPD.
Ne laissez pas la paperasse freiner votre élan professionnel : testez Consult ADNR et offrez à votre pratique la sécurité qu’elle mérite.
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